Bewerbertraining - Das Arbeitszeugnis - attraktiv und vollständig

Tipp zum Seminar

Erfolgreiche Bewerbungen.

Ein Arbeitszeugnis beschreibt auf einer bis zwei DIN A4 Seiten, in welchem Zeitraum ein Arbeitnehmer bei welchem Arbeitgeber welche Rollen bzw. Aufgaben wahrgenommen hat. Gleichzeitig findet eine Beurteilung der Qualität der geleisteten Arbeit statt. Weil im deutschen Sprachraum im Rahmen von Bewerbungen Lebensläufe in der Regel lückenlos mit Arbeitszeugnissen zu belegen sind, ist ein solches Zertifikat zumindest formal das wichtigste Dokument eines Bewerbers.

Da es in Deutschland wegen rechtlicher Restriktionen nicht möglich ist, ein ehrliches Zeugnis zu formulieren, hat sich eine Sprache herausgebildet, mit der in freundlicher Tonlage die Schulnoten eins bis sechs vergeben werden können, ohne dass dies für den Ersteller zu wesentlichen juristischen Konsequenzen führen könnte. Es handelt sich dabei um eine verzwickte Verklausulierung von Bewertungen, weshalb diese Sprache regelrecht erlernt werden muss. Der Ersteller von Arbeitszeugnissen muss sehr sorgfältig darauf achten, dass er einem Mitarbeiter nicht versehentlich ein schlechtes Zeugnis ausstellt, nur weil aus Unkenntnis eine falsche Formulierung gewählt wurde.

Übrigens ... Zeugnisse aus der DDR sind in der Regel eher ehrlich formuliert, weil eine derartige Verklausulierung nicht notwendig war. Mir ist allerdings bis heute nicht klar, inwieweit ich eine beurkundete Bewertung der Mitarbeit in der SED, im FDJ oder anderen DDR-Organisationen bewerten kann. Nimmt man den Hauch des Unbekannten weg, so bleibt übrig, dass auch bei uns öffentliches Engagement durchaus positiv gesehen wird. Fehlende Arbeitszeugnisse aus einer DDR Laufbahn sind in der Regel anders zu bewerten, als in der Bundesrepublik, weil sich die Kaderleiter (Personalleiter) oftmals direkt über einen Bewerber unterhalten haben.

Im übrigen empfiehlt es sich für einen Einstellenden, im Falle einer schlechten Beurteilung eines Bewerbers telefonisch beim letzten Arbeitgeber nachzufragen, ob die negative Beurteilung tatsächlich so gemeint war. Dies wird natürlich erst relevant, wenn die restlichen Voraussetzungen und die "Chemie" stimmen.

Es gibt zwei Arten von formalen Beurteilungen: ein Zwischenzeugnis und ein Abschlusszeugnis. Idealerweise enthalten die Zeugnisse eine Beurteilung analog zu einem strukturierten Mitarbeitergespräch, lediglich die Formulierungen sind anders zu wählen. Ich empfehle Vorgesetzten wie Mitarbeitern, eine ausreichende Vorlaufzeit für die Erstellung eines Zeugnisses einzuplanen, um eine kontrollierte Besprechung möglicherweise unterschiedlicher Sichten zu ermöglichen. Es ist durchaus sinnvoll, wenn ein Mitarbeiter seine vollständige Beurteilung entwirft und diesen Entwurf beim Vorgesetzten oder bei der Personalabteilung abgibt. Damit ist sichergestellt, dass alle Punkte, die dem Mitarbeiter wichtig sind, reflektiert werden können. Natürlich ist es in der Regel notwendig, dass der Vorgesetzte oder der Personalfachmann Ergänzungen oder Korrekturen durchführt, um ein formal korrektes Arbeitszeugnis sicherzustellen.

Ein Zwischenzeugnis wird ausgestellt, wenn ein Mitarbeiter dies ausdrücklich wünscht, wenn der Vorgesetzte wechselt oder wenn sich andere gravierende Änderungen im Aufgabenumfeld des Mitarbeiters ergeben. Ein Zwischenzeugnis wird in der Gegenwartsform geschrieben; die Schlussformel dokumentiert den Anlass der Ausstellung des Zwischenzeugnisses, z.B. "Dieses Zwischenzeugnis wurde auf ausdrücklichen Wunsch von Frau Xxx ausgestellt." oder "Dieses Zwischenzeugnis wurde ausgestellt, weil Herr Zzz künftig einen neuen Aufgabenbereich übernimmt.". Wenn ein Mitarbeiter aus heiterem Himmel ein Zwischenzeugnis fordert, sollte dies dem Leiter eine Aufgabe zum Nachdenken sein ...

Im Abschlusszeugnis wird die Beurteilung in der Vergangenheitsform geschrieben. Der Schlusssatz dokumentiert, durchaus verschlüsselt, den Grund der Auflösung des Arbeitsverhältnisses. Ein vollständiges Abschlusszeugnis ist in der Regel am letzten Arbeitstag auszuhändigen.

Im folgenden Text wird der Aufbau eines Abschlusszeugnisses beschrieben, der aber mit Ausnahme der oben aufgezeigten Abweichungen im wesentlichen auch für ein Zwischenzeugnis gilt.

Ein Arbeitszeugnis ist auf Briefpapier mit dem Firmenkopf des beschäftigenden Unternehmens auszustellen. Es beinhaltet aus meiner Sicht die folgenden, wichtigen Merkmale:

1. Name des Mitarbeiters, Geburtsdatum, Dauer der Beschäftigung von Datum bis Datum.
2. Wer ist das Unternehmen und was ist sein Kerngeschäft?
3. Was war die Stellenbezeichnung und die Rolle des Mitarbeiters? Worin bestanden die konkreten Aufgaben? Dazu gehört auch die Verantwortung, Vertretungsbefugnisse, Zeichnungsbefugnisse sowie Prokura usw. Wurden in der Zeit der Beschäftigung vom Mitarbeiter mehrere Rollen wahrgenommen, so ist bei jeder Rolle die Dauer von Datum bis Datum zu vermerken.
4. Detailbeurteilung. In welcher Qualität hat der Mitarbeiter seine Aufgaben gelöst. Hier finden sich aufgabenbezogen auch besondere Fähigkeiten und Fertigkeiten sowie besonders hervorzuhebende Leistungen des Mitarbeiters.
5. Gesamtbeurteilung. Wie ist das Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern sowie Kunden und Geschäftspartnern usw. insgesamt zu beurteilen? Besondere persönliche Merkmale können in diesem Abschnitt dokumentiert werden.
6. Grund des Ausscheidens.
7. Schlussformel.

Auf den nächsten Seiten ist ein Beispiel für ein ausführliches Arbeitszeugnis aufgeführt. Die eingetragenen Nummern entsprechen den obigen Ziffern für die einzelnen Abschnitte.

Im Anschluss an das Beispiel werden die möglichen Formulierungen und ihre Bedeutung exemplarisch aufgeführt.

Eine klare und saubere Lösung, die weitgehend unmissverständlich ist, kann gefunden werden, indem auf die Zeugnissprache ganz verzichtet wird und bewusst nur Klartext - am besten in Schulnoten - geschrieben wird. Damit es zu den üblichen, kodierten Zeugnissen keine Missverständnisse gibt, wird zwischen 5) und 6), also vor den Grund des Ausscheidens, ein Absatz analog zum folgenden eingefügt:

In diesem Arbeitszeugnis werden keine verschlüsselten Aussagen verwendet. Eine Interpretation im Sinne der verbreiteten Zeugnissprache wird diese Beurteilung nicht im Sinne der Autoren wiedergeben.

Zeugnisformulierungen

Variationen zur Persönlichen Führung:

In der Regel werden alle Partner aufgezählt, mit denen der zu Beurteilende zu tun hatte. Maximal sieht das so aus:

Bei Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern ist sie sehr geschätzt.

Wird eine wichtige Gruppe weggelassen, kann das bedeuten, dass der Zeugnisanwärter mit genau der Gruppe Probleme hatte.

Würde es bei einem Vertriebsleiter z.B. heißen:

Bei Kollegen, Mitarbeitern und Kunden ist er sehr geschätzt.

könnten Probleme mit dem Vorgesetzten herausgelesen werden.

Das gleiche kann auch dann gelten, wenn die Vorgesetzten zwar enthalten, jedoch nicht am Beginn der Aufzählung stehen, z.B.

Bei Kunden, Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzten ist sie sehr geschätzt.

Im übrigen werden immer nur diejenigen Gruppen aufgezählt, mit denen es der zu beurteilende Mensch tatsächlich zu tun hatte. Deshalb: aufpassen beim Ausstellen eines Zeugnisses und Vorsicht beim Interpretieren!

Beim Vergleich des Beispiels mit den Formulierungsvorschlägen wird klar ersichtlich, dass es in der Regel eine Abweichung zu den Formulierungsvorschlägen geben wird, um eine deutschlandweite Uniformität von Arbeitszeugnissen zu vermeiden. Alle wichtigen Formulierungen finden sich jedoch in anderer Form im Beispiel wieder. Bedeutend sind dabei die Nuancen, die allerdings keine Präzisen Schulnoten wiedergeben.

Passendes Training:

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